32 fórmulas, atajos y trucos en Excel que te ahorrarán mucho tiempo
13 de abril de 2021, actualizado el 18 de junio de 2021
Las hojas de cálculo de Excel y las estrategias de marketing suelen ir de la mano. Esta relación crea un problema: para muchos de nosotros, tratar de organizar y analizar hojas de cálculo en Excel es como golpearse la cabeza contra un muro, una y otra vez.
Te encuentras copiando columnas manualmente y garabateando fórmulas interminables en un trozo de papel, a la vez que piensas: «Tiene que haber una forma mejor de hacer esto». Lo cierto es que probablemente la haya; solo que aún no la conoces.
Excel puede ser un tanto engañoso en ese sentido. Por un lado, es una herramienta útil a la hora de crear informes y analizar datos de marketing; pero, por otro lado, sin la capacitación adecuada es fácil sentir que el mundo está conspirando en tu contra.
Para ayudarte a usar Excel con mayor eficacia (y ahorrar mucho tiempo), te presentamos una lista de funciones, atajos y otros pequeños trucos esenciales que seguro te vendrá muy bien conocer.
23 fórmulas, trucos y atajos en Excel indispensables
- SUMAR.SI
- ESPACIOS
- CONCATENAR
- IZQUIERDA, MED y DERECHA
- BUSCARV
- SI
- ALEATORIO
- REDONDEAR
- PROMEDIO
- MODA.UNO
- OBTENER IVA
- Seleccionar rápidamente filas, columnas o toda la hoja de cálculo.
- Abrir, cerrar o crear un libro rápidamente.
- Aplicar el formato de moneda a números.
- Insertar la fecha y hora actuales en una celda.
- Combinar celdas en Excel.
- Fijar una celda en Excel.
- Rellenar columnas o filas con datos de manera automática.
- Personalizar el color de las pestañas.
- Agregar un comentario a una celda.
- Copiar y duplicar formato.
- Identificar valores duplicados.
- Función LARGO
- CONTAR.SI
- Ir a Especial
- Insertar o eliminar filas y columnas
- Crear tablas
- Exportar a Excel
- Tabla dinámica
- Ordenar datos
- Crear gráfico
- Atajos con teclas
Fórmulas básicas de Excel
1. SUMAR.SI
Imaginemos que quieres determinar las ganancias que generó una lista de leads asociada a códigos de área diversos o calcular la suma de los salarios de ciertos empleados, pero solo si superan un monto determinado. Hacer esto manualmente podría llevarte muchísimo tiempo.
Con la función SUMAR.SI, esto no tiene que ser tan complicado. Puedes sumar celdas que cumplan un criterio específico, como en el ejemplo de los salarios.
La fórmula es: SUMAR.SI(rango, criterio, [rango_suma])
- Rango: el rango de celdas a las cuales se aplicará el criterio.
- Criterio: que se utilizará sobre ese rango.
- [rango_suma]: en caso de que las celdas a sumar no sean las mismas que a las que se aplica el criterio, hay que añadir estos valores.
En el ejemplo que sigue, se necesitaba calcular la suma de los salarios que superaban los 70.000 USD. La función SUMAR.SI agregó las cantidades que sobrepasaban esa cifra en las celdas B2 a B7, con la fórmula = sumar.Si (B2: B7, ">70000"). Esta es la versión simple de la fórmula, es decir, sin [rango_suma].
En cambio, si tengo una lista de clientes y sus códigos de área, pero quiero sumar la inversión únicamente de los que pertenecen al área «1», la fórmula es: =SUMAR.SI(B2:B11,"1",C2:C11)
2. ESPACIOS
El correo electrónico y los archivos compartidos son herramientas maravillosas... o eso parece hasta que un colega te envía una hoja de cálculo con un espaciado irregular. Estos espacios pueden dificultar la tarea de buscar información, pero también pueden afectar los resultados cuando tratas de sumar columnas de números.
En lugar de eliminar y agregar espacios manualmente, puedes eliminar el espaciado irregular usando la función ESPACIOS, que permite quitar todos los espacios adicionales (excepto los que son individuales entre palabras).
La fórmula es: =SUPRESP("Texto"). Algunas versiones de Excel requieren la fórmula =ESPACIOS("Texto") o =RECORTAR("Texto").
- Texto: el texto del que deseas eliminar espacios.
Aquí tienes un ejemplo de cómo se utiliza esta función para quitar espacios adicionales después de un nombre:
3. CONCATENAR
Si quieres enviar correos electrónicos a tus contactos e incluir su nombre completo, ¡redactarlos puede ser una pesadilla! No obstante, la función de concatenar te hará la vida más fácil.
La fórmula es: =CONCATENAR(ELEMENTO, ELEMENTO).
- Cada elemento equivale a la celda de la cual se obtendrá el texto. Usualmente se separan con un espacio entre comillas.
En este caso, utilizamos = CONCATENAR(B2,"", C2) o = CONCAT(B2,"", C2) (ten en cuenta que Microsoft dará preferencia a la segunda fórmula en sus próximas versiones).
En el ejemplo, tenía que unir los nombres y apellidos de las columnas A y B, respectivamente. Copié la misma fórmula en cada fila, y así obtuve los datos concatenados de una manera más rápida.
4. IZQUIERDA, MED y DERECHA
Supongamos que tienes una línea de texto dentro de una celda que deseas separar en distintos segmentos. En lugar de reescribir manualmente cada parte del código en su respectiva columna, puedes aprovechar una serie de funciones en cadena para descomponer la secuencia según corresponda: IZQUIERDA, MED o DERECHA.
IZQUIERDA:
- Objetivo: se utiliza para extraer los primeros números o caracteres en una celda.
- La fórmula es: =IZQUIERDA(texto, cantidad_de_caracteres)
- Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
- Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer, comenzando desde el primer carácter a la izquierda.
En el siguiente ejemplo se utilizó la fórmula =IZQUIERDA(A2,5) en la celda B2 para copiarse en B3:B6. Esto ayudó a extraer los primeros 5 caracteres del código.
MED:
- Objetivo: se utiliza para extraer caracteres o números del medio en función de la posición.
- La fórmula es: =MED(texto, posición_inicial, cantidad_de_caracteres)
- Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
- Posición_inicial: la posición en la cadena desde donde deseas comenzar a extraer caracteres (la primera posición en la cadena es «1»).
- Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer.
En este ejemplo, se añadió =MED(A2,5,2) en la celda C2, y se copió en C3:C6. Así se extrajeron los dos números a partir de la quinta posición del código.
DERECHA:
- Objetivo: se utiliza para extraer los últimos números o caracteres en una celda.
- La fórmula es: =DERECHA(texto, cantidad_de_caracteres)
- Texto: la cadena de la que deseas extraer caracteres.
- Cantidad_de_caracteres: la cantidad de caracteres que deseas extraer comenzando desde el primer carácter a la derecha.
En este ejemplo, se usó =DERECHA(A2,2) en la celda D2, para copiar en D3:D6. Así se obtuvieron los últimos dos números del código.
5. BUSCARV (o VLOOKUP)
Esta función es un clásico increíblemente útil de Excel, y es un poco más detallada que las demás fórmulas que has visto. Resulta práctica, en especial cuando tienes dos conjuntos de datos en dos hojas de cálculo diferentes y deseas combinarlos en una única hoja de cálculo.
Si tienes una lista de nombres de personas junto a sus direcciones de correo electrónico en una hoja de cálculo y una lista de direcciones de correo de las mismas personas junto a los nombres de sus empresas en otra hoja, pero quieres que los nombres, las direcciones y las empresas aparezcan juntas en un solo lugar, la función BUSCARV te resultará útil.
Nota: Cuando uses esta fórmula, tienes que asegurarte de que al menos una de las columnas se repita en forma idéntica en ambas hojas de cálculo. Revisa los conjuntos de datos para asegurarte de que la columna de datos que usarás para combinar la información luzca exactamente igual, incluso en el espaciado.
La fórmula es: = BUSCARV (el valor de búsqueda, la hoja y sus columnas donde realizar la búsqueda, el número de columna de los valores a extraer y el parámetro de coincidencia).
- Valor de búsqueda: el valor idéntico que tienes en ambas hojas de cálculo. Elige el primer valor en la primera hoja de cálculo.
- Rango de búsqueda: es el intervalo de columnas en la hoja de cálculo 2 de la que extraerás los datos, incluida la columna de datos idéntica a tu valor de búsqueda.
- Número de columna: el rango de búsqueda le indica a Excel dónde (en cuál columna) se encuentran los datos nuevos que deseas copiar en la hoja 1.
- Parámetro de coincidencia: usa FALSO para asegurarte de extraer solo las coincidencias de valores exactas. Si no añades esto o agregas VERDADERO, obtendrás coincidencias aproximadas (¡y eso podría volverse un lío!).
En este ejemplo, las hojas 1 y 2 contienen listas con información diferente sobre las mismas personas, y el denominador común entre las dos son las direcciones de correo electrónico.
Supongamos que deseas combinar ambos conjuntos de datos de modo que toda la información de las Casas de la hoja 2 se traslade a la hoja 1.
Añade una columna para la información que quieres extraer e inserta la fórmula de BUSCARV. En este caso es =BUSCARV(C2,Hoja2!A:B, 2, FALSO) o =CONSULTAV(C2,Hoja2!A:B, 2, FALSO), de acuerdo con la versión de Excel que utilices.
Ahora, copia la misma fórmula en el resto de las casillas. ¡Y listo!
6. SI
En ocasiones queremos saber cuántas veces aparece un valor en nuestras hojas de cálculo, otras veces también queremos encontrar las celdas que contienen esos valores y agregar datos específicos junto a ellas (por ejemplo en un inventario).
Volvamos al ejemplo anterior para ver esto. Si queremos otorgar 10 puntos a cada persona que pertenezca a la casa Gryffindor, en lugar de escribir 10 junto al nombre de cada estudiante de Gryffindor, usaremos la fórmula SI-ENTONCES para decir lo siguiente: Si el estudiante pertenece a Gryffindor, entonces obtendrá 10 puntos.
La fórmula es: SI(prueba_lógica, valor_si_verdadero, valor_si_falso)
- Prueba_lógica: la prueba lógica es la parte «SI» de la instrucción. En este caso, la lógica es D2="Gryffindor". Asegúrate de que el valor prueba_lógica se encuentre entre comillas.
- Valor_si_verdadero: si el valor es verdadero (es decir, si el estudiante está en Gryffindor), este valor será aquel que queremos que se visualice. En este caso, queremos que sea el número 10, para indicar que al estudiante se le otorgaron 10 puntos.
- Valor_si_falso: si el valor es falso (y el estudiante no está en Gryffindor), queremos que la celda diga «0», lo que indica 0 puntos.
La fórmula en el ejemplo es: =SI(D2="Gryffindor","10","0")
7. ALEATORIO
En marketing, puedes usar esta característica para asignar un número aleatorio a una lista de contactos. Por ejemplo, si quieres experimentar con una nueva campaña de correo electrónico y tienes que usar criterios a ciegas para seleccionar quién la recibirá. Al asignar números a dichos contactos, podrías aplicar la regla: «cualquier contacto con el número 6 o un número superior se agregará a la nueva campaña».
La fórmula es: ALEATORIO()
- Comienza con una única columna de contactos. A continuación, en la columna adyacente a esa, escribe ALEATORIO() comenzando por la fila superior de contactos.
- En el ejemplo a continuación, la fórmula es: ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)
- ALEATORIO.ENTRE te permite establecer el intervalo numérico que deseas que se asigne. En el caso de este ejemplo, quise usar del 1 al 10.
- Inferior: el número más bajo en el intervalo.
- Superior: el número más alto en el intervalo.
Por tanto, la fórmula que añadí es: =ALEATORIO.ENTRE(1,10)
Fórmulas de aritmética en Excel
8. REDONDEAR
Cuando tienes cifras con varios decimales, puedes redondearlos con la fórmula =REDONDEAR(celda, número_de_decimales):
- La celda es donde está el valor.
- Mientras que 2 es el número de decimales que quieres obtener.
En este caso, utilizamos la fórmula en los valores de la columna B, y pasaron de ser de 2 decimales a uno solo. El criterio de este procedimiento es que, del 1 al 4, el redondeo es hacia el decimal menor más próximo; mientras que del 5 al 9, es al superior.
9. PROMEDIO
Calcular el promedio es muy sencillo, basta con que selecciones manualmente los valores que quieres promediar o introduzcas en una celda esta fórmula: =PROMEDIO(A1:A10). Cambia los valores por las celdas que quieras promediar, tal como en este ejemplo donde necesitamos calcular la media aritmética de las celdas B2 a B11:
10. MODA.UNO
En las versiones anteriores de Excel, la fórmula de la cantidad que se repetía más veces en un conjunto era MODA(A1:A20). Sin embargo, esa opción se modificó en las versiones actuales con la fórmula =MODA.UNO(A2:A13). Sustituimos los valores por B2:B16, ya que es donde podía obtener la moda en las interacciones.
11. Cómo calcular el IVA en Excel
Si quieres sacar el IVA en Excel, solo necesitarás aplicar dos fórmulas: la multiplicación y la suma, que tienen por fórmula =A1*B1 y =A1+B1, respectivamente.
Como puedes ver en este ejemplo, introdujimos =A2*B2 para multiplicar el precio neto de un producto por un IVA al 19%, y copiamos la fórmula en todas las celdas correspondientes:
Después, obtuvimos el total al hacer la suma del precio neto más el valor del impuesto (y también copiamos la fórmula en las filas necesarias):
El cálculo de tus costes de área y de tus tablas de precios será más rápido con esos pasos.
Atajos en el teclado para Excel
12. Seleccionar rápidamente filas, columnas o toda la hoja de cálculo
Quizás estás algo corto de tiempo. Quién no lo está, ¿cierto? Para evitar tantos embrollos, selecciona la hoja de cálculo entera con un solo clic. Todo lo que tienes que hacer es tocar la pestaña de la esquina superior izquierda de la hoja (señalada en el recuadro rojo).
¿Solo quieres seleccionar lo que aparece en una columna o fila en particular? Es fácil con estos atajos:
Mac
- Seleccionar Columna = comando + shift + abajo/arriba
- Seleccionar Fila = comando + shift + derecha/izquierda
PC
- Seleccionar Columna = control + shift + abajo/arriba
- Seleccionar Fila = control + shift + derecha/izquierda
Este atajo es especialmente útil cuando trabajas con grandes conjuntos de datos, pero solo necesitas seleccionar una sección específica.
13. Abrir, cerrar o crear un libro rápidamente
¿Necesitas abrir, cerrar o crear un libro al instante? Los siguientes atajos en el teclado te permitirán realizar cualquiera de esas acciones en menos de un minuto.
Para Mac:
Abrir = comando + O
Cerrar = comando + W
Crear nuevo = comando + N
Para PC:
Abrir = control + A
Cerrar = control + F4
Crear nuevo = control + U
14. Aplicar el formato de moneda a números
¿Quieres asignar el formato de moneda a datos sin procesar? Ya sea que se trate de cifras de salarios, presupuestos de marketing o venta de boletos para un evento, la solución es simple. Tan solo selecciona las celdas que deseas volver a formatear y toca control + shift + $.
Los números se convertirán automáticamente en cifras en dólares (con los signos de dólar, los puntos y las comas decimales).
Nota: Este atajo también funciona con porcentajes. Si quieres etiquetar una columna de valores numéricos como cifras porcentuales, reemplaza el signo «$» con «%».
15. Insertar la fecha y hora actuales en una celda
Ya sea que estés registrando publicaciones en redes sociales o llevando un control de las tareas que estás tachando de tu lista de tareas, es posible que quieras agregar una marca de fecha y hora a tu hoja de cálculo. Comienza seleccionando la celda a la que deseas agregar esta información.
A continuación, según lo que quieras insertar, realiza una de las siguientes acciones:
Insertar fecha actual = control + ; (punto y coma)
Insertar hora actual = control + shift + ; (punto y coma)
Insertar fecha y hora actuales = control + ; (punto y coma), BARRA ESPACIADORA y luego control + shift + . (punto).
Otros trucos en Excel
16. Cómo combinar celdas en Excel
Combina dos o más celdas de Excel fácilmente en el menú «Inicio», con la función «Combinar y centrar»:
Así, debes seleccionar las celdas y el resultado será como el siguiente:
En caso de que quieras separar las celdas que combinaste con anterioridad, en las mismas opciones desplegables escoge «Separar celdas».
17. Cómo fijar una celda en Excel
Para fijar una o más celdas en Excel, acude a la sección «Vista» y después selecciona el menú «Inmovilizar». Así, podrás fijar paneles desde la selección de celdas que prefieras, o inmovilizar la primera columna o la fila superior.
Aquí utilizamos «Inmovilizar primera columna» para tener visibilidad permanente acerca de la columna de usuarios.
18. Rellenar columnas o filas con datos de manera automática
¿Estás cansado de agregar manualmente varios datos que siguen un patrón? La característica de autorrelleno de Excel está diseñada para reducir tu trabajo, ya que te facilita la tarea de repetir valores que ya has ingresado.
Para esto, haz clic y mantén presionado el botón de la esquina inferior derecha de una celda, y luego arrástrala a las celdas adyacentes, hacia abajo o hacia los costados. Cuando sueltes el botón, Excel rellenará las celdas adyacentes con los datos de la celda que seleccionaste.
19. Personalizar el color de las pestañas
Si tienes una tonelada de hojas diferentes en un solo libro (esto suele suceder muy a menudo), este atajo te permitirá identificar con más facilidad dónde tienes que asignar un código de color a las pestañas. Por ejemplo, podrías etiquetar los informes de marketing del mes pasado de color rojo y los de este mes, de color naranja.
Tan solo haz clic en una pestaña con el botón derecho del ratón y selecciona «color de pestaña». Aparecerá una ventana emergente que te dará la opción de elegir un color a partir de un tema existente, o personalizar uno en función de lo que necesites.
20. Agregar un comentario a una celda
Si quieres hacer una observación o agregar un comentario a una celda específica dentro de una hoja de cálculo, simplemente haz clic con el botón derecho en la celda donde deseas poner el comentario, y luego clic en «Insertar comentario». Escribe el comentario en el cuadro de texto y haz clic fuera del cuadro para guardarlo.
Las celdas que contienen comentarios tendrán un pequeño rectángulo de color rojo en una de las esquinas. Para ver el comentario, coloca el ratón sobre este rectángulo.
21. Copiar y duplicar formato
Si alguna vez has pasado tiempo aplicando un formato personalizado a una hoja, probablemente estés de acuerdo conmigo en que no es exactamente lo mejor que te puede ocurrir en la vida.
Por ese motivo, es probable que no desees repetir el proceso la próxima vez. Y no tendrás que hacerlo. Gracias a la función «copiar formato» de Excel, puedes copiar fácilmente el formato de un área de la hoja de cálculo a otra.
En este ejemplo, puedes ver que la primera columna tiene un diseño distinto:
Para copiar ese diseño, selecciona lo que quieres repetir y luego selecciona la opción «Copiar formato» (el símbolo de la brocha) del panel.
El puntero lucirá como una brocha, y deberás seleccionar la celda, el texto o toda la hoja de cálculo a la que deseas aplicar ese formato, tal como se indica a continuación:
El resultado será como el siguiente:
22. Identificar valores duplicados
En muchos casos, los valores duplicados (por ejemplo, el contenido duplicado cuando gestionas el SEO) pueden ocasionar problemas si no se corrigen. Sin embargo, en otros casos simplemente debes tener cuidado.
Independientemente de la situación, es fácil detectar los valores duplicados en la hoja de cálculo en unos pocos pasos. Para ello, selecciona los valores a examinar, haz clic en la opción «Formato condicional» y selecciona «Resaltar reglas de celdas» > «Valores duplicados».
En el menú emergente, crea la regla de formato que desees para especificar el tipo de contenido duplicado que deseas resaltar.
En el ejemplo anterior, quisimos identificar los salarios duplicados y marcamos en rojo las celdas duplicadas.
Fórmulas de Excel avanzado
Finalmente, te dejamos algunas fórmulas más avanzadas que seguramente te servirán en tus labores.
23. Función LARGO
La función LARGO se clasifica dentro de Excel en el grupo de las funciones de tipo texto. En combinación con las funciones DERECHA e IZQUIERDA, con las que se pueden realizar tratamientos de texto interesantes y automáticamente, de manera muy sencilla.
Esta función cuenta la longitud de una cadena de texto que está dentro de una celda. Básicamente lo que hace es contar el número de caracteres que hay dentro de una celda de Excel.
Fórmula =LARGO(texto)
Suele utilizarse para controlar el tamaño de determinados valores alfanuméricos como pueden ser un login o nombre de usuario, un número de cuenta bancaria, u otro valor similar dentro de una base de datos, para detectar posibles errores o número de caracteres incorrectos o mayores o menores a los permitidos.
24. CONTAR.SI
Nos da la oportunidad de contar el número de celdas de un rango que cumplan con un criterio establecido. Solamente cuando el valor de dichas celdas cumple la condición es considerada dentro de la cuenta.
Por ejemplo si en una base de datos quisiéramos averiguar el número de clientes importantes para una empresa de acuerdo con su monto de inversión anual.
Fórmula =CONTAR.SI(B1:B6:B7:B11;"200000")
Es diferente a la función SUMAR.SI porque no maneja los valores de la celda en sí, sino que determina qué celdas tienen valores numéricos, por lo tanto el resultado de la fórmula indica cuántas celdas dentro de tu rango elegido tienen valores, pero no la suma de los mismos. Por eso más aconsejable usar CONTAR.SI para grandes hojas de cálculo que tienen una variedad de tipos de datos.
25. Ir a Especial
Excel proporciona una herramienta que nos ayuda a localizar ciertos tipos de celdas dentro de una hoja de cálculo. El cuadro «Ir a Especial» nos ofrece varias opciones que nos dan la posibilidad de encontrar cierta información de manera más rápida.
Podemos acceder al cuadro «Ir a Especial» desde el extremo derecho de la ficha Inicio. Solo tenemos que pulsar en Buscar y seleccionar y luego en «Ir a Especial». Una vez se abre el cuadro, podemos elegir entre varias opciones: comentarios, constantes, fórmulas, espacios en blanco, por mencionar algunos. También podemos acceder pulsando F5 y seleccionando el botón Especial.
Aquí algunos ejemplos de su aplicación:
Comentarios
Permite seleccionar todas las celdas con comentarios. Es muy útil si deseamos todos los comentarios de la hoja.
Constantes
Permite seleccionar todas las celdas que contienen constantes. Podemos elegir entre las opciones siguientes.
- Números: selecciona las celdas con constantes numéricas.
- Texto: selecciona las celdas que contienen texto.
- Lógicas: selecciona todas las celdas que contienen constantes lógicas (VERDADERO o FALSO).
Fórmulas
Permite seleccionar todas las celdas que contienen fórmulas. Podemos escoger entre las mismas opciones que el apartado anterior. Es útil para comprobar la estructura y consistencia de la hoja de cálculo.
Celdas en blanco
Selecciona todas las celdas en blanco. Es especialmente útil para dar formato a las celdas o para identificar las que tienen contenido oculto.
Región actual
Permite seleccionar la región actual. Tiene igual efecto pulsar Ctrl + Mayús + *.
Matriz actual
Permite seleccionar toda la matriz actual si la celda activa se encuentra dentro de ella.
Objetos
Permite seleccionar todos los objetos de la hoja de cálculo (formas, imágenes, gráficos). Es muy útil cuando se quiere limpiar la hoja de cálculo de objetos y formas que se utilizan durante su desarrollo.
26. Insertar o eliminar filas y columnas
Cuando trabajamos en hojas de cálculo, frecuentemente necesitamos realizar cambios como eliminar información antigua o añadir nueva información. Para facilitar esta tarea Excel nos ofrece una herramienta que nos permite agregar nuevas filas y columnas, así como eliminar filas y columnas existentes. A continuación te explicamos cómo:
Insertar Filas
Selecciona una celda debajo de donde deseas agregar una nueva fila. En el menú de opciones, selecciona Inicio > Celdas > Insertar > Insertar Filas de Hoja > Insertar filas Excel. Alternativamente puedes dar clic derecho sobre la celda: aparecerá un menú desplegable, la pantalla de insertar se desplegará y deberás elegir «Insertar toda una Fila».
Insertar Columnas
Selecciona una celda a la derecha de donde deseas agregar una nueva columna. En el menú de opciones selecciona: Inicio > Celdas > Insertar > Insertar Columnas de Hoja > Insertar columnas Excel. También puedes dar clic derecho sobre la celda, aparecerá un menú desplegable, la pantalla de insertar se desplegará y deberás elegir «Insertar toda una Columna».
Eliminar Filas
Para borrar una sola fila, selecciona cualquier celda que contenga la fila que deseas borrar. Para eliminar varias filas no contiguas pulsa la tecla [Ctrl] y selecciona el encabezado de cada fila que deseas borrar. En el menú de opciones, selecciona: Inicio > Celdas > Eliminar > Eliminar Filas de Hoja > Eliminar filas Excel.
Eliminar Columnas
Selecciona cualquier celda que contenga la columna que deseas borrar. Para eliminar varias columnas no consecutivas pulsa la tecla [Ctrl] y selecciona el encabezado de cada columna que desees borrar.
27. Crear tablas
Las tablas y tablas dinámicas en Excel son un objeto especial en las hojas de cálculo, ya que nos ayudarán a organizar y visualizar nuestros datos de manera amigable. Además, una vez creada la tabla de Excel, podremos ordenar y filtrar los datos fácilmente.
Una tabla de Excel no es solamente un rango de celdas con datos bien organizados, sino que es un objeto especial que ha sido creado con alguno de los comandos disponibles, como el comando «Tabla» que está ubicado en la ficha «Insertar», dentro del grupo «Tablas».
Este comando da un formato especial a un rango de celdas y además inserta automáticamente los filtros sobre cada una de las columnas. Este comando es el que convierte un rango normal de celdas en una tabla.
Puedes crear tantas tablas como desees en una hoja de cálculo. Aquí los pasos a seguir: selecciona la celda o el rango en los datos. Después haz clic en: Inicio > Dar formato como tabla > Elige un estilo de tabla.
En el cuadro de diálogo «Dar formato como tabla», activa las casillas que requieras, de acuerdo con tus necesidades, como encabezados si deseas que la primera fila del rango sea la fila de encabezado y, a continuación, haz clic en «Aceptar».
28. Exportar a Excel
Si tienes acceso de creación a un sitio de SharePoint, puedes usarlo para exportar una tabla de Excel a una lista de SharePoint. De esta manera, otras personas pueden ver, editar y actualizar los datos de la tabla en la lista.
Los pasos son los siguientes:
- En la barra de comandos de la lista de SharePoint, selecciona «Exportar a Excel».
- La experiencia de SharePoint clásica muestra una cinta sobre la lista, no una barra de comandos; selecciona la pestaña lista en la cinta de opciones.
- Elige «Exportar a Excel»; dependiendo del explorador, puedes guardar y abrir o abrir el archivo directamente.
- Si te solicita confiar en el sitio de SharePoint, en la página seguridad de Excel selecciona «Habilitar».
- En el cuadro de diálogo Importar datos de Excel, selecciona cómo deseas ver estos datos y dónde quieres colocar las opciones de datos.
- Cuando hayas terminado, selecciona «Aceptar». La lista debería aparecer en Excel.
Con ello, Excel crea una tabla con una conexión de datos unidireccional basada en un archivo de consulta web. Para poner una copia nueva de la lista de SharePoint en Excel, selecciona «Actualizar» todo en la pestaña datos.
29. Tabla dinámica
Una tabla dinámica es una herramienta avanzada para calcular, resumir y analizar datos que te permite ver comparaciones, patrones y tendencias en ellos. Estas funcionan de manera diferente en función de la plataforma que use para ejecutar Excel
Para crear una tabla dinámica, selecciona las celdas a partir de tus necesidades, siempre tomando en cuenta que los datos no deben tener filas o columnas vacías. Deben tener un encabezado de solo una fila.
Para ello, selecciona: Insertar > Tabla dinámica. En «Seleccione los datos que desea analizar», haz clic en «Seleccionar una tabla o rango». En Tabla o rango, comprueba el rango de celdas.
En «Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica», selecciona «Nueva hoja de cálculo» para colocar la tabla dinámica en una nueva hoja de cálculo u hoja de cálculo existente y después elige la ubicación en la que quieras que aparezca la tabla dinámica. Selecciona «Aceptar».
Si deseas agregar un campo a la tabla dinámica, activa la casilla del nombre del campo en el panel «Campos de tabla dinámica». Para mover un campo de un área a otra, arrastra el campo al área de destino.
30. Ordenar Datos
Esta herramienta nos ofrece la posibilidad de ordenar rápidamente una columna de datos utilizando los comandos «Ordenar de A a Z y de Z a A». No obstante debemos tener cuidado en verificar que se aplique en todo el documento y como lo necesitamos.
Ordenar Columnas
Utiliza esta técnica si no existen filas vacías dentro de los datos. Selecciona una celda de la columna que deseas ordenar. En la ficha Inicio haz clic en: Ordenar > Filtrar > Seleccionar el comando Ordenar de A a Z para ordenar alfabéticamente; en caso de que sean datos numéricos ordenará del más pequeño al más grande. Si necesitas un ordenamiento del más grande al más pequeño deberás utilizar el comando «Ordenar de Z a A».
Ambos comandos los puedes encontrar también en la ficha Datos dentro del grupo Ordenar y filtrar.
Consejo: si existe alguna fila o columna vacía en los datos, entonces solamente se ordenará parte de ellos y la información quedará desordenada. Para ayudar a prevenir estos problemas puedes elegir una celda de la columna que deseas ordenar y presiona la combinación de teclas CTRL+E, lo cual seleccionará la región completa que se ordenará. Es importante que verifiques que toda la información está incluida en el área seleccionada.
31. Crear Gráfico
La creación de gráficos en Excel puede ser una herramienta muy útil cuando se trata de realizar una representación más amigable y fácil de entender de los datos con los que contamos en una hoja de cálculo. Sobre todo si se trata de reportes mensuales, ventas, alcances de campañas o alguna otra información que debamos presentar a un cliente o líder.
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Lo primero que tienes que hacer es preparar los datos a partir de los que se va a desprender la gráfica. Una vez que los tengas, pulsa en la opción «Insertar» que tienes en la barra de herramientas para acceder a las opciones en las que puedes elegir diferentes elementos para introducir en tu tabla.
En la sección «Insertar» verás una categoría llamada «Gráficos». Ahí encontrarás diferentes tipos que puedes añadir a tu tabla; pulsa sobre su icono y elige uno entre las opciones que encontrarás en cada tipo.
Cuando pulses en un tipo de gráfico, te aparecerá un cuadro blanco en grande dentro de tu Excel. Pulsa sobre el botón «Seleccionar datos» que te aparecerá en la categoría de Diseño de la barra de herramientas, la cual se abre automáticamente al insertar el cuadro para el gráfico.
A continuación, haz clic en «Seleccionar origen de los datos» para introducir los que quieres mostrar en el cuadro. Pulsa sobre «Rango de datos del gráfico».
Cuando elijas la opción «Rango de gráficos», el menú se minimizará y volverás a tu hoja de Excel. En ella, ahora debes seleccionar los datos que quieres utilizar en el gráfico y pulsar «Enter» para confirmar la selección.
Una vez seleccionados los datos, tu gráfica se generará automáticamente. Seguirás teniendo el cuadro Seleccionar origen de datos que te permitirá configurar la leyenda con lo que aparezca en el eje horizontal de categorías, donde podrás pulsar «Editar» para seleccionar de nuevo en tu Excel las palabras que quieras que aparezcan. También podrás cambiar la leyenda de las series o líneas del gráfico.
32. Atajos con teclas
Excel también cuenta con atajos para ingresar fórmulas y datos una vez que tengas seleccionadas las celdas en las que quieras actuar. Aquí algunos ejemplos:
- ALT + = Inserta autosuma
- ALT + ABAJO Abre una lista de validación de datos
- ALT + ENTRAR Inserta un salto de línea dentro de una celda
- CONTROL + , Inserta la fecha actual
- CONTROL + : Inserta la hora actual
- CONTROL + " Copia el valor de la celda de arriba
- CONTROL + ’ Copia la fórmula de la celda de arriba
- CONTROL + ENTRAR Rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual
- CONTROL + SUPRIMIR Borra el texto hasta el final de la línea
- CONTROL + ALT + K Inserta un hipervínculo
- MAYÚSCULA + ENTRAR Completa la entrada de la celda y ve a la celda superior
- MAYÚSCULA + TABULADOR Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la izquierda
- TABULADOR Completa la entrada de la celda y ve a la celda de la derecha
En marketing el uso de Excel es casi inevitable, con estos trucos no tiene que ser una tarea tan intimidante. Ya lo dice el dicho: la práctica hace al maestro. Cuanto más uses estas fórmulas, atajos y trucos, lograrás llevarlos a cabo instintivamente. También puedes consultar este otro contenido sobre los errores más comunes en Excel y volverte en todo un experto de esta plataforma.
Publicado originalmente el 13 de abril de 2021, actualizado el 18 de junio de 2021
